Petra: Неформально

Обзор проектов

Управиться с несколькими проектами, содержащими по десятку задач и столько же исполнителей, не просто. Еще сложнее обеспечить прозрачность каждого проекта для заказчиков и кроме того дать заказчику понять, что сроки проекта, в частности, зависят и от длительности согласования различных этапов.

В Интернет-агентстве Deepsign мы уже долгое время ведем свои проекты в специальной системе — так называемой «Фабрике проектов». Теперь достаточно просто следить за сроками, нагрузкой сотрудников. Но самое главное это то, что мы подключаем в Фабрику наших клиентов. Они тоже могут участвовать в обсуждении запланированного и сделанного. Могут тут же утверждать результат нашей, теперь уже совместной, работы.

Таким образом Фабрика проектов – это инструмент ведения дел и проектов на нашем предприятии. Это довольно эффективный инструмент тайм-менеджмента, проектного планирования и централизации информации.

Именно благодаря Фабрике у нас появился ряд конкурентных преимуществ, которые позволяют нам выполнять работу более качественно. Среди них можно выделить:

1. Заказчик видит как движется его проект. Предоставление доступа в фабрику для заказчика обеспечивает прозрачность работы, у клиента повышается доверие к предприятию, осознается важность его роли в проекте.
2. Проект эффективно спланирован. Благодаря диаграммам Ганта управляющий и руководители проектов могут следить за состоянием конкретных задач и всех дел предприятия. Это облегчает контроль проектов и тайм-менеджмент.
3. Все в курсе всего. Благодаря системе E-mail оповещений ни один участник не упустит из виду изменения в своем проекте, задачах, дискуссиях.
4. Ни одно дело не теряется. Все дела по всем проектам хранятся в электронном виде, с указанием поручителя и ответственного, сроков выполнения, дискуссиями, файлами.
5. Все важные дела всегда на виду. Фабрика автоматически сортирует проекты и задачи по важности, срочности и статусу, наиболее важные или просроченные дела всегда будут на видном месте вверху списка и выделены цветом.
6. Расстояния — не проблема. Все участники проекта имеют возможность удалённо входить на фабрику, управлять своими делами, вступать в дискуссии с другими участниками, закачивать и скачивать файлы.
7. Все материалы по проекту хранятся в одном месте. Благодаря общей базе знаний, а также возможности прикреплять файлы к конкретному проекту и заданию, все материалы всегда доступны всем участникам проекта и не теряются.

Использование подобных технических решений действительно помогает решать многие проблемы управления проектами, предоставлять результаты более оперативно, обеспечивать прозрачность работы. И наши заказчики это ощущают. Впрочем, не все клиенты готовы к такому участию. Не все «на ты» с веб-интерфейсами, даже с такими простыми, как у Фабрики проектов. Надеюсь, это ненадолго. Научим