Petra: Неформально

Начинаем делиться в корпоративном блоге описанием процесса поиска офиса для двух наших предприятий (рекламного агентства Petra и Интернет-агентства Deepsign). Сейчас многие переезжают. Обмен информацией будет полезен.

Итак. Мы год назад съехали из центра Новосибирска, ибо нужно было больше места, да и цены росли с уровня 1200 за кв.м в месяц выше. Отдавать почти 400 тысяч в месяц было накладно. Выбрали подальше и подешевле. Думали — надолго. Но тут кризис опять помог. Цены на аренду в центре стали быстро падать и когда перешли порог 600 рублей, а примерно столько мы платим за метр в бизнес-центре «Альянс» на Станционной, мы начали искать новый офис.

Помнится, в кризис 1998 года мы удачно переехали в центр — на место закрывшегося доп.офиса Инкомбанка на Красном проспекте. И прожили там около 2-х лет. Пока федеральная недвижимость не замучила нас бумагами и ежеквартальным повышением цен.

В первой заметке я поделюсь требованиями, которые мы предъявляем к офису. Мы всегда составляем таблицу с требованиями и суммами затрат на их выполнение по каждому из рассматриваемых вариантов офиса.  В итоге видно, куда стоит переезжать. Может кому тоже поможет.

Требования к офису

1. Площадь
   Мы вычисляем ее из расчета 4-5 кв.м на рабочее место. Плюс 30% на общую площадь (переговорка, ресепшен, коридоры и санузлы). Возможно, вы забыли про склад, где будет храниться много лет бух. документация (спасибо бюрократам), где будут аккуратно лежать коробочки и прочие «нужные» предметы, которые было жаль выбросить при переездах.  Записываем как основной параметр поиска.
2. Ставка арендной платы
   Второй основной, но не последний параметр. Ниже вы увидите, что к нему может добавиться. Порой неожиданно для вас.
3. НДС
   Вдруг аренда будет потом увеличена на этот замечательный налог? Уточните.
4. Коммуналка
   Коммунальные платежи стали неуправляемы в последние месяцы и показывают существенный прирост. Неплохо включить эти платежи в арендную плату, и уже много владельцев помещений так поступают. Если нет, уточните, есть ли теплосчетчик и счетчик воды на вашу часть офиса.
5. Электроэнергия
   Некоторые арендодатели считают эту статью в составе Коммуналки, но не все. Вам могут потом объявить, что оплата по счетчику. А счетчик общий и надо освещать общую площадь (лестницы, лифты и пр.). Лучше сразу всё выяснить и добавить в таблицу.
6. Ремонт
   Здорово, если уже всё готово к вашему приезду. А вдруг нет? Прибавьте эту сумму.
7. Охрана
   Стоимость охраны, особенно если она не включена в арендную ставку, может значительно снизить привлекательность офиса. Бизнес-центры обычно не берут денег за охрану, но и хорошую безопасность не могут обеспечить. Если арендодатель позволит, предпочтительно заключить договор с независимой службой безопасности. Это, правда, может потребовать установки дорогостоящего оборудования на двери и окна. Впрочем, в рекламном агентстве нечего охранять, разве что ценных сотрудников
8. Уборка
   Мелочь, а неприятно будет потом узнать, что уборка в помещении осуществляется клиринговой компанией, в выборе которой вы не участвуете. На сегодня уборка в БЦ класса А может обойтись в 25-50 рублей за кв.м. Можно самим убирать или нанять бабушку. Если управляющая компания позволит.
9. Интернет
   Это очень важный канал коммуникаций, особенно для интернет-агентства. Затраты складываются из стоимости подключения и месячного траффика. Например, наша потребность — 2Мбит-й канал, желательно по витой паре. Чтобы еще и доп.оборудование не пришлось покупать. Узнать, кто провайдер в предлагаемом помещении следует заранее. Мы «попали» с Интернетом в сегодняшнем офисе — провайдера не проверили. Он оказался посредником, за ним шла еще и управляющая компания, прибавляющая свой %. Ценник — просто …! Кроме того, они взяли за «установку» (проброску метров 20 витой пары по подвесному потолку) больше 30 тысяч, канал не соответствует заявленной скорости, падает пару раз в день, на выходных отрубается совсем. Почта, вэбсервера и vpn между нашими офисами становятся недоступны. Потому пришлось потратиться на хороший хостинг. Интернет-тариф выгоднее брать безлимитный и лучше искать офис, где работает крупный провайдер (Сибирьтелеком, Новотелеком, …).
10. Телефоны
    Затраты складываются из стоимости подключения, месячной арендной платы и оплаты за переговоры. Нужно выяснить на берегу, сколько линий вам дадут в рамках договора, и за сколько продадут потом дополнительные номера. Предпочтительно, если все телефонные номера будут выданы бесплатно. Абонентская плата и разговорный траффик — обычно дополнительно. Но выясните, кто и по каким ценам вам перепродаст межгород. Бывает, что арендодатель наворачивает НДС сверху тарифов телефонного оператора, спасибо родной налоговой системе.
11. Кабельные системы
    Думаю, уже нет офисов без кабелей — компьютерной сети, телефонных линий, электрических. Идеально, если в предлагаемом офисе проложены кабели от серверной, места расположения МиниАТС ко всем рабочим местам. Если надо тянуть самим, прикиньте, во что это может обойтись и занесите в табличку.
12. Кондиционеры
    Рекомендую выяснить, не на солнечную ли сторону выходят окна офиса. Есть ли кондиционирование. Притом, советую походить и поспрашивать старожилов этого бизнес-центра. Холодно ли зимой, жарко ли летом? Если вам придется ставить кондиционеры, выгода от переезда исчезнет вместе с жарой. Помните, что кондиционеры «кушают» электроэнергию и не слабо. Вы по счетчику собирались платить?
13. Вентиляция
    Такую роскошь в новосибирских офисах встретить трудно. Даже если вам про это рассказывают арендодатели, уточните, что они имеют ввиду. И у соседей спросите. Может так статься, что вентканалы забетонированы при строительстве или их забыли поднять на крышу.
14. Парковка
    Деньги с вас могут брать и за это. Причем не только за подземный паркинг, но и за наземный. Притом в округе нет других парковок. Клиенты будут проклинать вас, кружа вокруг здания.
15. Этаж
    Если офис находится выше 3-го этажа, вы можете «попасть» с доп. оплатой грузчиков. В любом случае готовьтесь к «спонсированию» лифтера, чтобы не вырубил лифт в разгар переезда. Если лифт вообще есть

Продолжение следует…